| Název datového souboru | GINIS Spisová služba |
| Odpovědný odbor | odbor personální a hospodářské správy |
| Účel zpracování osobních údajů | Zajištění výkonu spisové služby, odborná správa dokumentů |
| Důvod zpracování osobních údajů | | Kvůli správci | | Nutné k plnění povinnosti stanovené zvláštním zákonem (zákony, ze kterých vyplývají povinnosti) | zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů | | Nezbytné, aby plnil ujednání smlouvy (typy smluv) | | | Nezbytné pro ochranu práv správce (vymezit druh práv správce) | |
| | Kvůli subjektu údajů | | Krajní nouze (popis okolností způsobujících krajní nouzi) | | | Ostatní důležité zájmy (popis důležitých zájmů) | |
| | Další důvody zpracování | | Zpracování osobních údajů pro účely archivnictví | | | Zpracování osobních údajů pro účely statistické, vědecké | | | Ostatní (vymezit důvod zpracování) | |
|
|
| Je třeba ke zpracovávání osobních údajů souhlas subjektu údajů | |
| Způsob zpracování osobních údajů | | automatizované | ano | | manuální | ano |
|
| Prostředky zpracování osobních údajů | | Kartotéky | ano | | Výpočetní technika | ano | | Jiné prostředky | ne |
|
| Kategorie subjektu údajů | | Zaměstnanci kraje | ano | | Členové Zastupitelstva Kraje Vysočina, orgánů Zastupitelstva Kraje Vysočina, Rady Kraje Vysočina nebo orgánů Rady Kraje Vysočina | ano | | Smluvní partneři kraje | ano | | Zaměstnanci organizací zřizovaných krajem | ano | | Osoby s jiným vztahem ke kraji | ano | | Osoby s jiným vztahem k organizacím zřizovaným krajem | ano | | Osoby bez vztahu ke kraji | ano |
|
| Druh osobních údajů | | Jméno | ano | | Příjmení | ne | | Rok narození | ano | | Datum narození | ano | | Rodné číslo | ano | | Další osobní údaje | adresa trvalého pobytu případně jiného pobytu, e-mail, ID datové schránky |
|
| Zvláštní osobní údaje | | Národnostní, rasový nebo etnický původ | ne | | Politické postoje | ne | | Členství v politických stranách či hnutích, odborových či zaměstnaneckých organizacích | ne | | Náboženství a filosofické přesvědčení | ne | | Odsouzení za trestný čin | ne | | Zdravotní stav | ne | | Sexuální život | ne | | Biometrické údaje | ne | | Genetické údaje | ne |
|
| Zdroje osobních údajů | | Přímo od subjektu údajů | ano | | Z veřejných zdrojů | ne | | Od jiného správce osobních údajů | ano | | Z vlastních zdrojů | ne |
|
| Místo zpracování, je-li odlišné od adresy sídla správce | --- |
| Opatření k zajištění požadované ochrany | | Zabezpečení objektů a místností | | Zámky, mříže apod. | ano | | Trezor | ne | | Centrální pult ochrany | ano | | Elektronické zabezpečení | ne | | Bezpečnostní směrnice | ano |
| | Automatizované zpracování | | Přístupová práva | ano | | Bezpečnostní zálohy | ano | | Antivirová ochrana | ano | | Bezpečnostní směrnice | ano | | Kryptování | ne | | Jiné | ne |
|
|
| Příjemci
(subjekty, kterým mohou být údaje zpřístupněny či sdělovány) | | V České republice | | Právnické osoby zřizované a zakládané krajem | ne | | Subjekty veřejné správy | ano | | Smluvní partneři kraje | ne | | Subjekty, které prokáží právní zájem | ano | | Ostatní subjekty | ne |
| | Zahraniční subjekty | | Subjekty veřejné správy | ano | | Smluvní partneři kraje | ne | | Subjekty, které prokáží právní zájem | ne | | Ostatní subjekty | ne |
|
|
| Propojení na jiné správce nebo zpracovatele | ano |
| Dochází k automatizovanému rozhodování | ne |
| Posouzení vlivu na ochranu osobních údajů | | | | Ne | zpracování osobních údajů má základ v právu Unie nebo členského státu (Čl. 35 odst. 10 Nařízení)
zpracování osobních údajů nenaplňuje znaky pro posouzení vlivu na ochranu osobních údajů (Čl. 35 odst. 1, 3, 4 Nařízení)
zpracování osobních údajů probíhalo již před nabytím účinnosti Nařízení a nedošlo k okolnostem odůvodňujícím přezkum tohoto zpracování (Čl. 35 odst. 11 Nařízení)
|
|
| Doba uložení | v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a v souladu s vnitřními předpisy |
